Arbeidsinstruks for økonomi og regnskap
Norsk Rottweilerklubb har i varierende grad hatt kontroll på egen drift og økonomi. Dette dokumentet er et forsøk på å fastsette noen generelle retningslinjer som skal bidra til at driften er økonomisk sunn, og oversiktlig for styret og transparent for klubbens medlemmer. Økonomisk sunn vil i bunn og grunn si at klubben ikke skal bruke penger den ikke har (klubben kan ikke drives med underskudd), og at de skal brukes i henhold til klubbens formålsparagraf.
Økonomisk planlegging
- Klubben skal ha en plan for alt som skal skje i regi av klubben i løpet av ett år, i form av et budsjett
- Klubbens budsjett skal være et sammensatt prosjektbudsjett for hver aktivitet som skal gjennomføres. Dvs. at alle aktiviteter skal ha et eget budsjett
- Budsjettet skal vise hva klubbens planlagte aktiviteter vil gi og kreve av penger
- Hva pengene skal brukes til
- Hvor mye penger som er planlagt i inntekt og utgift
- Hvor pengene skal komme fra
- Hver komité er ansvarlig for å budsjettere sine aktiviteter
- Budsjettet skal vise resultatene av hvert enkelt arrangement (prosjekt)
- Summen av prosjektene er komitéenes budsjett
- Summen av alle komitéenes budsjett er klubbens budsjett
Regnskapsføring
- Det skal være et regnskap for hver aktivitet i klubben (prosjektregnskap)
- Regnskapet skal vise:
- Hva pengene er brukt til
- Hvor mye penger som er kommet inn til, og gått ut fra, klubben
- Hvor pengene er kommet fra
- Kasserer skal alltid kunne besvare, og dokumentere med kvitteringer, disse spørsmålene
- Hovedkontiene, kasse og bankkonti, viser hvor mye penger som har gått inn og ut av klubben
- Posteringskontoene viser hva pengene har blitt brukt til, og hvor de er kommet fra
- Regnskapet skal føres fortløpende, og være ajour til enhver tid
- Alle arrangementer skal ha et eget prosjektbudsjett og regnskap.
- Alle inn- og utbetalinger skal ha et bilag. Bilagene skal vise:
- Nummer og årstall
- Navn på mottaker og avsender
- Beløp
- Beskrivende for hva beløpet gjelder
- Dato
- Underskrevet
- Alle arrangement med kontanter i omløp skal ha føre en kassadagbok som viser alle inn og utbetalinger.
