Styrets arbeidsform i Norsk Rottweilerklubb
For at Norsk Rottweilerklubb skal kunne realisere goder for sine medlemmer må arbeidet foregå noenlunde strukturert. Dette dokumentet er et forsøk på å skissere noen hovedprinsipper som må følges for at arbeidet skal bringe gode resultater.
Oppgaver til styret
Styrets har 7 oppgaver iht. §4-3 i klubbens lover:
- Lede klubben mellom generalforsamlingene
- Avholde generalforsamling
- Drive klubben i samsvar med klubbens formål
- Gjennomføre beslutninger truffet av generalforsamlingen
- Oppnevne komiteer og representanter for klubben, og utarbeide retningslinjer for komiteer, avlsråd, redaktør og web ansvarlig
- Søke å koordinere sine aktiviteter med andre klubber via den lokale NKK-regionen
- Velge regnskapsansvarlig innen- eller utenfor styret
Arbeidsfordeling i styret
- Styret skal ha møter ved behov, men ikke sjeldnere enn annenhver måned
- Styrets medlemmer har i fellesskap ansvar for at driften av klubben fungerer
- Mange praktiske oppgaver vil realiseres gjennom de ulike fag-komitéene. Komitéenes leder skal alltid ha direkte informasjon etter hvert styremøte.
- Komitéenes leder skal informere styret ved behov
Beslutninger til styret
- Alle saker skal endelig avgjøres ved avstemming
- I møtereferatene skal avstemmingsresultatet alltid fremkomme (antall for/antall mot)
- Styremedlemmer kan kun avstå fra å stemme når de er inhabile i en sak
- Sakene avgjøres ved simpelt flertall
Lederens oppgaver
- Lede og fordele oppgaver i styret og klubben i tråd med vedtektene til klubben, årsplanen og retningslinjene til NKK
- Lage forslag til årsplan og budsjett i samarbeid med resten av styret
- Se til at saker blir ført på dagsorden før styremøter
- Innkalle til styremøter, senest 3 dager før møtet. Saksliste m/beskrivende utredning skal følge innkallingen
- Lede styremøtene på en slik måte at det er fremdrift i saker
- Informere medlemmene om relevante saker
- Søke om støtte til klubben
- Ha et overordnet ansvar for at tidsfrister holdes
- Sørge for at klubben er registrert og oppdatert i frivillighetsregisteret og Brønnøysund
- I samarbeid med styret, gi rette personer tilgang til klubbens kontoer
- Utarbeide årsberetningen
Nestleders oppgaver
- Gjøre seg kjent med leders oppgaver slik at det er mulig å tre inn i den rollen dersom det er nødvendig
- Lede noen av styremøtene
Kasserers oppgaver
- Føre regnskap for klubben
- Følge opp alle arrangementskomitéene i etterkant av et arrangement (få bilag og regnskap for hvert eneste arrangement). Alle arrangement skal ha et eget prosjektregnskap
- Ivareta klubbens verdier og eiendeler (hvis ingen andre er utnevnt til materialforvalter)
- Lage budsjettforslag sammen med styret
- Søke om støtte fra kommuner og andre, som regel i samarbeid med komitéene
- Bestille materiell som trengs
- Oppdatere styret om økonomiens status etter hver månedsavslutning.
- Sørge for at det ikke er for mye kontanter i omløp (pengene skal på konto)
- Kreve inn medlemskontingent
- Avslutte regnskapet og informere revisor før GF
Sekretærens oppgaver
- Motta og distribuere all post til klubben, herunder også føre postjournal
- Sørge for at alle tillitsvalgte er registrert på hjemmesiden
- Skrive og sende ut innkalling til klubbens arrangementer og GF
- Føre oversikt over fremmøte på styremøtene
- Skrive referat fra styremøtene (saksinnhold, beslutning, avstemmingsresultat)
- Sørge for at klubben har presentasjonsmateriell til arrangement og messer
- Være ansvarlig for klubbens informasjonsarbeid, f.eks. til lokalavis, medier og messer
- Sørge for at skjemaer blir sent til overordnet organ innen tidsfrister
Styremedlemmenes oppgaver
- Sette seg inn i sekretærens oppgaver slik at en av dem kan overta sekretærens oppgaver på styremøter
- Holde kontakten med medlemmer slik at aktuelle saker blir behandlet av styret
- Foreslå saker til styrets behandling
- Sette seg inn i, og ta stilling til, alle saker på styrets saksliste
- Gjennomføre styrets beslutninger